Logiciel CRM

5 conseils pour utiliser le CRM afin de simplifier le processus de conformité

Kronos

Écrit par Kronos Technologies le 05 mars 2019

Les bons CRM destinés aux conseillers peuvent vraiment transformer leur  pratique d’affaires. Ils augmentent l’efficacité, permettent aux conseillers de tirer parti de plus de possibilités et de créer des expériences client exceptionnelles. Ils sont aussi d’excellents outils pour réduire les maux de tête et les tracas liés au respect de la conformité. Les bons CRM conçus et développés spécifiquement pour le conseiller et ses clients permettent de réduire le temps et les efforts consacrés au classement et à la saisie de données liés à la conformité. Ils créent automatiquement les types de pistes de vérification facilement accessibles et nécessaires pour prouver le respect de la conformité.

Poursuivez votre lecture pour découvrir cinq conseils en vue d’utiliser votre CRM afin de simplifier le processus de conformité.

Le défi de la conformité

Bien que la conformité présente de nombreux aspects, qui varient selon la région et le segment du secteur des services financiers, il existe quelques points communs parmi les exigences en matière de conformité, notamment :

  • Démontrer une approche axée sur les besoins pour la vente.
  • La conservation des dossiers.
  • La divulgation de renseignements sur le conseiller.
  • Les renseignements personnels du client.

La gestion de vos activités et de votre documentation pour respecter la conformité dans ces domaines, couplée à la recherche de solutions pour pouvoir passer l’essentiel de votre temps avec vos clients, peut représenter un véritable défi pour de nombreux acteurs de ce secteur. Les meilleurs conseillers ont appris à s’appuyer fortement sur leur CRM destiné aux conseillers pour alléger les efforts nécessaires au maintien de la conformité. Voilà comment ils s’y prennent.

Conseil no 1 : Démontrez votre conservation des dossiers en archivant tous les documents des clients.

Un bon CRM destiné aux conseillers leur permet de classer tous les documents qu’ils envoient à leurs clients et qu’ils reçoivent de leur part. Dans tous les cas, les documents peuvent être joints au dossier du client concerné et sont ainsi accessibles, au besoin, à des fins de conformité. Cet archivage numérique permet aux conseillers de ne jamais se demander s’ils ont classé la documentation ni où la trouver. 

De plus, les bons CRM incluent de nombreux modèles spécifiques aux assurances et aux investissements. Ils peuvent être utilisés pour créer des documents souvent utilisés en matière de conformité, comme des notifications pour les assurances de remplacement, ou la divulgation de renseignements sur le conseiller. Ces documents peuvent aussi être joints au dossier du client en question afin de démontrer que le conseiller respecte les politiques de conservation des dossiers.

Conseil no 2 : Créez automatiquement une piste de vérification d’activité.

Une bonne fonction de gestion de l’activité simplifie la vie des conseillers en assurant le suivi des tâches qui doivent être effectuées et en envoyant une notification au conseiller au moment approprié, mais elle est aussi essentielle pour prouver le respect de la conformité. 

Dans un bon CRM destiné aux conseillers, après 30 jours, toutes les activités effectuées seront gelées. Le dossier d’activités effectuées ne peut pas être modifié par le conseiller, créant ainsi une piste de vérification qui peut être utilisée à des fins de conformité pour démontrer la façon dont le conseiller a interagi avec un client. Cette procédure étant automatisée, le conseiller n’a pas besoin de se soucier des tâches de conformité à faible valeur, comme le classement de documents.

Conseil no 3 : Les fonctions du CRM protègent les renseignements personnels des clients.

L’une des tâches qui prend de plus en plus d’importance dans le rôle du conseiller est d’assurer la sécurité de la ressource la plus importante de ses clients, les renseignements permettant d’identifier une personne (Personally Identifiable Information – PII) et leurs données financières. En outre, l’utilisation des fonctions d’un CRM pour respecter la confidentialité des clients est un aspect essentiel pour construire la confiance du client. Un bon CRM possède une fonction de courriel sécurisé permettant aux conseillers de répondre aux exigences de confidentialité en communiquant avec les clients grâce à un cryptage de niveau bancaire, et ce, en envoyant des courriels qui ne passeront jamais par Internet.

Conseil no 4 : Note vocale

Conserver un historique de leurs conversations avec leurs clients constitue une façon pour les conseillers de démontrer leur approche axée sur les besoins pour la vente. Ces fichiers audio éliminent toute confusion potentielle concernant les sujets abordés avec le client et les promesses faites par le conseiller.
Un bon CRM possède une fonction d’enregistrement des appels qui permet aux conseillers d’enregistrer tous les appels avec les clients et de joindre ces enregistrements au dossier du client concerné. En plus d’accorder au conseiller un historique de ce qui a été dit, un CRM conserve un dossier contenant les actions nécessaires dans le cadre du processus de suivi.

Conseil no 5 : Utilisez un logiciel ABF qui s’intègre au CRM pour démontrer une approche axée sur les besoins.

Une solution numérique en matière d’analyse des besoins financiers (ABF) qui s’intègre au CRM du conseiller lui permet de terminer facilement l’étape de découverte du processus d’ABF, mais aussi de conserver ces données. L’ABF peut être mise à jour depuis les données client existantes dans le CRM, réduisant ainsi les tâches à faible valeur de saisie de données. L’ABF peut aussi être jointe au dossier du client dans le CRM, ce qui crée une preuve démontrable de l’approche axée sur les besoins utilisée par le conseiller dans le processus de vente. Si un conseiller effectue et archive une ABF numérique solide chaque fois qu’il mène une évaluation de client, cela démontre qu’il a exploré tous les besoins du client et qu’il a proposé des solutions appropriées.

Conclusion

Les CRM destinés aux conseillers ne sont pas seulement d’excellents outils pour la gestion de toutes les relations client d’un conseiller. Ils permettent d’automatiser les flux de travail, d’économiser du temps et des efforts en réduisant le travail à faible valeur et de suivre et gérer les possibilités de ventes. Les excellents CRM permettent aussi d’éliminer une grande partie de l’anxiété ressentie par les conseillers concernant la nécessité de démontrer une approche axée sur les besoins pour la vente, d’effectuer des divulgations, de protéger les renseignements personnels des clients et de conserver tous les dossiers nécessaires. Les fonctions telles que le verrouillage des activités, les courriels sécurisés, l’enregistrement d’appels et la gestion des documents peuvent libérer du temps passé à s’inquiéter au sujet de la conformité qui peut être utilisé pour créer des expériences client exceptionnelles.

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